Оцифрування та цифрове збереження архівів: підсумки навчальної програми ICA
Підсумовуємо результати навчання з оцифрування та цифрового збереження архівів. Протягом лютого 2025 р. працівники Наукової бібліотеки імені М. Максимовича взяли участь у навчальній програмі від Міжнародної ради архівів (ICA). Вісім сесій онлайн-семінарів розкривали тему «Збереження архівів у кризові часи», зокрема практики оцифрування, цифрового збереження та реагування за надзвичайних ситуацій для архівних матеріалів.
Сканування документів та пріоритети
Навчання охопило повний цикл оцифрування архівного документа. Розпочинається він із пріоритизації: який документ оцифрувати першим?
Чотири головні цінності, які мають оцінити відповідальні за архів, — грошова, культурна, утилітарна та законодавча. Окрім цього, існує інструмент ранжування цінності на основі додаткових критеріїв:
- унікальність,
- стан збереження об’єкта,
- придатність до оцифрування,
- загальний обсяг документа,
- сталість (тривалість) носія.
Андрій Черневич, відповідальний за регіональний архів у місті Летбридж в Канаді, виклав увесь процес підготування документа до сканування, ключові характеристики сканерів. На одному із семінарів учасники мали змогу спостерігати за процесом сканування.
Семінари скеровували, як залежно від різних параметрів документа обирати планетарні або планшетні сканери.
Кілька помічних посібників для процесу сканування:
- Guidelines for Handling, Preparing and Digitising Archival Paper and Printed Materials. National Archives of Australia. 2019 https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-08/Guidelines-for-handling-preparing-printed-materials.pdf
- Digitization guidelines. Libraries and Archives Canada. 2024 Online resource https://library-archives.canada.ca/eng/services/government-canada/information-disposition/disposition-government-records/multi-institution-disposition-authorizations/Pages/digitization-guidelines.aspx
Керування електронним документообігом
Оцифрування документів призводить до збільшення обсягів інформації, яку необхідно зберігати. Тож на семінарах із Мариною Чернявською (цифрова архівістка в архіві Альбертського університету) обговорили питання організації файлів та управління цифровими об’єктами. Особливий наголос був на тому, як важливо документувати кожен крок цього процесу, адже склад матеріальних ресурсів та склад команди змінюються.
Дієвий інструмент у процесі цифровізації фондів — рівні цифрового збереження NDSA (Національний альянс нагляду за цифровою спадщиною). Ця рамка дає змогу визначити конкретні технологічні рівні — від базового до просунутого — процесу цифровізації в конкретному архіві. Якщо визначати рівень для архіву регулярно, легко будувати план подальших кроків для розвитку.
Марина Чернявська також доступно розкрила суть Моделі Відкритої архівної інформаційної системи (Open Archival Information System (OAIS)). Ця модель є загальноприйнятою та працює не лише в архівній справі, а й в освіті, бізнесі тощо. Вона забезпечує галузь однаково зрозумілою термінологією, дає змогу ухвалювати подальші рішення.
Під час семінарів учасники також подивилися на роботу системи цифрового збереження Archievematica. Вона не слугує сховищем для оцифрованих матеріалів, а радше виконує функцію фільтр-протокола для роботи зі сховищем. Фактично структурує дані та опосередковує процес збереження.
Цифрове збереження не дорівнює цифровізації. Цифровізація є лише одним із компонентів.
Створюючи електронні документи шляхом сканування, важливо дбати про сам оригінал документа. Це є теж частиною цифрового збереження. Збереження архівів в умовах криз, зокрема війн, стосувався окремий блок навчання. Пані Аміра Алі поділилася інструментами та методами кризового менеджменту в архівній справі.
Кризовий менеджмент
Варто взяти до уваги, що українська спільнота архівістів у частині кризового менеджменту активно ділилася своїм досвідом із закордонними та українськими колегами. Директорка архіву Херсонської області Ірина Лопушинська на прикладі ситуації з руйнацією Каховської ГЕС представила алгоритм підготовки до надзвичайної ситуації та назвала основних дієвих сторін процесу евакуації. Утім, наявність великого досвіду з української сторони потребує ще обов’язкового документування усіх процедур.
Оцифрування та цифрове збереження документів — це не лише технічний процес, а й важливий культурний та історичний аспект роботи бібліотек та архівів. Дотримання сучасних стандартів, використання відповідного обладнання та належна організація процесів допомагають зберегти унікальні матеріали для майбутніх поколінь.
Семінари організовано Міжнародною радою архівів (МРА) у співпраці з Державною архівною службою України та фінансується Міжнародним альянсом захисту спадщини (ALIPH) за фінансової підтримки Фонду Послів США з охорони культурної спадщини.
